Demo
GruVer ist die Online-Gruppenverwaltung für Pfadfinderstämme, Jugendverbände und Vereine. Aktionen, Anmeldungen, Mitglieder, Dokumente und Kasse liegen an einem Ort, am Laptop genauso wie auf dem Handy.
Hier siehst du die Funktionen, die Gruppen jeden Tag nutzen, in der Reihenfolge, wie oft sie gebraucht werden. Alle Namen und Daten in den Screenshots sind erfunden.
Dashboard
Nach dem Login zeigt dir GruVer, was gerade ansteht: die nächsten Aktionen, deine offenen Aufgaben mit Fälligkeit, neue Dokumente und Nachrichten aus dem Kummerkasten. Der Monatskalender markiert Aktionen, Aufgaben und Geburtstage. Fehlt bei einer Aktion noch die Einladung, weist dich das Dashboard darauf hin. So weißt du in wenigen Sekunden, was diese Woche zu tun ist, ohne dich durch Mails und Chats zu suchen.
Aktionen planen
Jede Aktion bekommt Datum, Ort, Beschreibung und die Eingeladenen. Du legst sie aus Vorlagen wie Gruppenstunde, Fahrt oder Lager an, die du selbst festlegst. Auf der Detailseite siehst du, wer dabei ist, wer abgesagt hat und wer sich noch nicht gemeldet hat. Dokumente, Aufgaben, Kommentare und auf Wunsch eine Videokonferenz hängen direkt an der Aktion. So liegen alle Infos zur Herbstfahrt an einer Stelle.
Zu- und Absagen
Eingeladene sagen mit einem Tipp zu oder ab, in GruVer oder direkt über den Link in der Einladungsmail. Wer noch nicht reagiert hat, bekommt auf Knopfdruck oder automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt eine Erinnerung. Die Leitung sieht jederzeit, wie viele kommen, und trägt Zu- und Absagen bei Bedarf auch für andere ein. Schluss mit dem Nachzählen in der Chatgruppe.
Online-Anmeldung
Für Lager mit Eltern und Gästen baust du ein eigenes Anmeldeformular: Textfelder, Datum, Auswahllisten, Checkboxen sowie Hinweise zu Datenschutz und Teilnahmebedingungen. Den Link teilst du per Mail oder auf eurer Website, ein Konto brauchen die Eltern nicht. Alle Anmeldungen landen gesammelt in GruVer und lassen sich als Excel-Datei exportieren. Sensible Angaben wie Allergien markierst du, damit sie nicht in Bestätigungsmails stehen.
Kalender-Abo
Mit dem persönlichen Kalender-Abo erscheinen alle Aktionen und deine Fälligkeiten in Google Kalender, Outlook, Apple Kalender oder Nextcloud. Den Link fügst du einmal ein, danach aktualisiert sich der Kalender von selbst. Verschiebt die Leitung einen Termin, steht er kurz darauf richtig in deinem Handy. Ob du auch Geburtstage oder Deadlines sehen willst, stellst du selbst ein. Das Kalender-Abo ist die Funktion, die in GruVer am häufigsten genutzt wird.
Kalender für die Website
Organisations-Kalender machen ausgewählte Termine öffentlich, ohne dass jemand ein GruVer-Konto braucht. Mit Tags wie „Öffentlich“ oder „Eltern“ bestimmst du, welche Aktionen darin stehen. Den Link abonnieren Eltern in ihrer Kalender-App, oder du zeigst die Termine mit dem GruVer-Plugin direkt auf eurer WordPress-Seite. Interne Fristen, Teilnahmen und Erinnerungen bleiben immer draußen, Geburtstage nur mit Einwilligung.
Wir zeigen dir GruVer live und gehen dabei auf eure Fragen und Abläufe ein. Oder du legst direkt los: Bis 7 Personen ist GruVer kostenlos.
Smartphone
GruVer ist zuerst fürs Handy gebaut. Aktionen, Aufgaben und Mitglieder liegen in der Leiste am unteren Rand, alles Weitere öffnet das Menü. Seitenwechsel gehen schnell, auch unterwegs. Eine App aus dem Store brauchst du nicht: GruVer läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen. Auch Formulare wie Fahrtkosten füllst du bequem am Handy aus.
Dokumente
Satzung, Schutzkonzept, Elternbriefe und Fotos liegen in Ordnern, die du für einzelne Gruppen freigibst. Die Leiterrunde sieht ihre Protokolle, alle anderen nur, was für sie bestimmt ist. Dateien ziehst du einfach ins Fenster, mehrere lädst du auf einmal als ZIP herunter. Lädst du an einer Aktion etwas hoch, landet es automatisch im Ordner der Aktion. Dateien und Ordner teilst du per Link, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum.
Mitglieder
Neue Leitende und Mitglieder lädst du per Mail ein, ihr Konto legen sie selbst an. Über Gruppen wie Vorstand, Leiterrunde oder Kasse steuerst du, wer Aktionen bearbeiten, Dokumente sehen oder Anträge genehmigen darf. Telefonnummern und Notfallkontakte stehen im Profil, die Mitgliederliste gibt es auch als PDF. Verlässt jemand den Stamm, bleiben Inhalte und Abrechnungen erhalten.
NaMi
Ist dein Stamm in der DPSG, holt GruVer die Mitglieder jede Nacht aus der NaMi. Du siehst alle aktiven Mitglieder mit Mitgliedsnummer und Stufe, filterst nach Wölflingen, Jungpfadfindern, Pfadfindern oder Rovern und pflegst nichts doppelt. Klappt der Abruf nicht, etwa nach einer Passwortänderung, bekommt die Leitung eine Mail. Die NaMi-Daten nutzt du direkt für Rundmails an die Eltern einer Stufe.
Verteiler
Elternbriefe verschickst du direkt aus GruVer. Ein Verteiler holt die Adressen der Eltern einer Stufe beim Senden frisch aus der NaMi oder enthält eigene Adressen, etwa für den Förderverein. Jede Person bekommt eine eigene Mail, Antworten gehen an die Adresse eurer Organisation. Dateien hängen als Link an, statt Postfächer zu füllen. Wer auf einer eigenen Liste steht, kann sich mit einem Klick abmelden, und jede Rundmail wird protokolliert.
Aufgaben
Was bis zum Lager erledigt sein muss, steht auf einem Board mit Spalten wie „Todo“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben verschiebst du per Drag & Drop und gibst ihnen eine Fälligkeit, eine Dringlichkeit und eine oder mehrere verantwortliche Personen. Für Winterlager, Stammesheim oder Kasse legst du eigene Boards an und gibst sie für einzelne Gruppen frei. Fälligkeiten erscheinen auf dem Dashboard und im Kalender-Abo.
Fahrtkosten & Kasse
Leitende reichen Fahrtkosten und Auslagen am Handy ein, mit Kilometern und Beleg, auf Wunsch mit Mitfahrenden. GruVer rechnet den Betrag aus eurer Kilometerpauschale aus und erzeugt ein PDF. In der Kassenwart-Ansicht liegen alle Anträge im Eingang, bis die Kasse sie genehmigt oder ablehnt und archiviert. Das Archiv filterst du nach Zeitraum, etwa für den Kassenbericht. So geht kein Zettel mehr verloren.
Buchungskalender
Vermietet ihr euer Stammesheim oder einen Zeltplatz, zeigt der Buchungskalender freie und belegte Tage. Interessierte fragen über ein Formular an, das du selbst gestaltest und mit einem Code auf eurer Website einbindest. Du nimmst Anfragen an oder lehnst sie ab, buchst Leistungen wie die Endreinigung dazu und erstellst die Rechnung direkt in GruVer. Pflegen können ihn alle, denen ihr das Recht dafür gebt.
Umfragen
Welcher Samstag passt fürs Sommerfest, was wünschen sich die Kinder fürs Lager? In Umfragen fragst du Einfach- oder Mehrfachauswahl und Freitext ab, anonym oder mit Namen. Den Link teilst du intern oder öffentlich, auch mit Eltern ohne Konto. Die Ergebnisse siehst du sofort als Balken und exportierst sie bei Bedarf als Excel-Datei.
Kummerkasten
Über den Kummerkasten sagen Kinder und Jugendliche, was sie bewegt, anonym oder mit Namen und ohne GruVer-Konto. Du legst einen Kummerkasten für den ganzen Stamm oder für ein bestimmtes Lager an und bestimmst, welche Gruppe die Nachrichten liest. Den Link gibst du mit den Lagerinfos weiter. Der Kummerkasten kann ein Baustein eures Schutzkonzepts sein und macht Rückmeldungen leicht, die sonst niemand ausspricht.
Packlisten
Was muss mit auf die Fahrt? In der Packliste stehen Kohten, Kocher und Erste-Hilfe-Tasche mit Anzahl. Beim Packen hakst du am Handy ab, der Balken zeigt, wie viel noch fehlt. Nach der Fahrt setzt du die Liste mit einem Klick zurück und nutzt sie fürs nächste Mal, als PDF hängt sie auch im Materiallager. In der Materialverwaltung siehst du außerdem, was der Stamm besitzt.
Wiki
Wo liegt der Schlüssel zum Stammesheim, was tun bei einem Zeckenbiss, welche Gruppenstunden kamen gut an? Im Wiki schreibt ihr dieses Wissen einmal auf und ordnet es in Ordnern. Neue Leitende finden sich so schneller zurecht, und nichts geht verloren, wenn jemand den Stamm verlässt. Jede Seite lässt sich als PDF speichern.
Häuser und Zeltplätze mit Preis, Betten und Bewertungen sammeln.
Eigene Aktionsarten mit passenden Feldern und Mailtexten.
Einladungen und Erinnerungen in euren eigenen Worten.
Aktionen, Dokumente, Mitglieder, Aufgaben und Umfragen mit einem Suchfeld finden.
Absprachen direkt an der Aktion statt im Chat.
Ein Jitsi-Meeting zur Aktion mit einem Klick.
Zelte, Küche und Werkzeug mit Anzahl verwalten.
Kurze Videos erklären die wichtigsten Funktionen.
Wünsche gehen direkt ans GruVer-Team, umgesetzte Ideen siehst du im Dashboard.
AV-Vertrag in GruVer, externe Inhalte und Statistik erst nach Einwilligung.
Bis einschließlich 7 Benutzer:innen ist GruVer kostenlos. Ab der 8. Person rechnen wir monatlich pro Benutzer:in ab, höchstens aber 33 € im Monat.
Ja. Die NaMi-Anbindung ist ein Zusatz für DPSG-Stämme. Alle anderen Funktionen nutzen auch andere Pfadfinderverbände, Jugendgruppen und Vereine.
Nein. GruVer läuft im Browser auf Handy, Tablet und Laptop. Auf dem Smartphone legst du GruVer wie eine App auf den Startbildschirm.
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt ihr direkt in GruVer ab. Inhalte von Drittanbietern wie Google Maps und die Statistik laden erst nach deiner Zustimmung. Dokumente sehen nur die Gruppen, für die du sie freigibst.
Registriere deine Gruppe, lade die Leitenden per Mail ein und lege die ersten Aktionen an. DPSG-Stämme holen ihre Mitglieder aus der NaMi. Gern zeigen wir dir alles vorher in einer Live-Demo.
Wir zeigen dir GruVer live und gehen dabei auf eure Fragen und Abläufe ein. Oder du legst direkt los: Bis 7 Personen ist GruVer kostenlos.
